DEMASIADOS PROCESOS MANUALES

DinoSol quería optimizar el control de los márgenes de sus productos. Como proveedor de soluciones de venta al por menor con experiencia, DinoSol encargó a los expertos de Zoi que le ayudaran a implementar un sistema para mejorar la gestión de los acuerdos de rappel.

DinoSol trabaja por lo general con acuerdos de rappel vinculados tanto a la compra como a la venta de sus productos. Antes de la implementación de este proyecto, el proceso se gestionaba de forma completamente manual y fuera del sistema, lo que suponía importantes limitaciones de gestión y de tiempo.

El proyecto de mejora de la gestión de los convenios de rappel forma parte de un conjunto de iniciativas puestas en marcha en la empresa con el objetivo de optimizar los procesos y cohesionar la información. Debido al volumen de operaciones que manejamos, es fundamental incorporar los datos de los acuerdos de rappel a las herramientas de gestión comercial. Hemos eliminado el proceso contable manual, que además estaba condicionado por el departamento de ventas. Todo ello redunda en la fiabilidad de las operaciones y de la información, además de ganar en eficiencia. Es fundamental haber formado un buen equipo de trabajo junto con los departamentos financiero, comercial y tecnológico, así como con nuestro socio Zoi.

AUTOMATIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN PRIMER PLANO

La solución Zoi estableció los siguientes objetivos para el nuevo sistema:

• Incluir el importe del acuerdo de rappel en la valoración de los artículos y el margen real actualizado para cada artículo
• Simplificar el proceso de gestión de los acuerdos de rappel
• Agilizar los procesos de liquidación y facturación
• Implementar un cálculo en tiempo real de los descuentos acumulados con cada proveedor
• Facilitar la exportación de los importes de los acuerdos de rappel a sus correspondientes sistemas de informe

De este modo, la empresa conocería el coste neto real de cada artículo de forma sencilla y automatizada.

UN NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN DE REBAJAS

Para alcanzar los objetivos propuestos, se creó un equipo multidisciplinar con la participación de todos los departamentos implicados en DinoSol. Este equipo fue liderado por Zoi y a lo largo de 3 meses se desarrolló e implementó una solución que satisficiera todos los objetivos. 

Para lograr las metas, se implementó la funcionalidad de gestión de acuerdos de rappel estándar de SAP Retail, que permite incluir estos conceptos dentro de los esquemas de precios de los documentos de compra y venta. De este modo, es posible controlar los márgenes y los importes de los acuerdos de rappel acumulados.

La creación y el mantenimiento de los acuerdos de rappel se integraron en la herramienta que el departamento de ventas utiliza de forma habitual, lo que minimizó al máximo los datos que el usuario tenía que reportar y agilizó su mantenimiento. Además, los usuarios pueden adaptarse con rapidez a la nueva funcionalidad.

El proyecto se dividió en dos etapas, en las que los acuerdos de rappel desempeñan un papel importante tanto en la compra como en la venta.

En la compra, el proceso no es tan crítico, ya que el volumen de transacciones es menor y se dispone de todos los datos para determinar el descuento. Los datos que permiten incluirlos en los esquemas de cálculo son, en la mayoría de los casos, los del proveedor, ya que están registrados a ese nivel y, por tanto, su inclusión en el esquema de cálculo es más sencilla. Cuando se determina este dato, tiene una repercusión directa en el precio medio ponderado del artículo, de manera que el margen correcto se traslada a la venta.

El análisis de estos acuerdos en la venta se convierte en la parte más crítica del proyecto. El volumen de datos generados supera con creces el de compras. Cada noche se integran en el sistema decenas de miles de tickets de venta procedentes de más de 300 tiendas, y es vital que cualquier desarrollo o nueva funcionalidad tenga el menor impacto posible en este proceso clave.

La solución identifica el proveedor que ha vendido el artículo y, a continuación, determina el acuerdo de rappel en el esquema de cálculo de ventas y actualiza el coste de las ventas. Todo ello sin afectar al rendimiento y garantizando que los descuentos se establezcan de forma correcta.

Otro punto muy importante para DinoSol es la visibilidad de los acuerdos de rappel en los sistemas de informes de la empresa.

Gracias a la solución implantada, se simplificó la extracción de costes de los artículos de SAP ERP, de forma que DinoSol pudo disponer del margen actualizado en su herramienta de reporting sin necesidad de procesar la información de manera manual.

La implantación del sistema Zoi brindó varios beneficios:

• Una visión más cercana del coste real: al incluir el importe de los acuerdos de rappel en la valoración de los artículos, se proporciona el margen real actualizado de cada artículo.
• Un mantenimiento sencillo: la creación y el mantenimiento de los acuerdos de rappel se integraron en la herramienta que el departamento de ventas utiliza habitualmente. De este modo, se han minimizado los datos que el usuario tiene que introducir.
• La simplificación del proceso de gestión: la solución simplifica el proceso de gestión de los acuerdos de rappel y agiliza los procesos de liquidación y facturación.
• La mejora de los informes: la solución facilita la exportación de los importes de los acuerdos de rappel a los sistemas de información.
• El cálculo en tiempo real: la solución es capaz de proporcionar los descuentos acumulados con cada proveedor en tiempo real.
  

ACERCA DE DINOSOL

DinoSol es una de las mayores empresas españolas de distribución y tiene su sede en las Islas Canarias. Emplean de forma directa a más de 7000 personas en 224 tiendas. Hoy en día, la marca está presente en cinco de las siete islas canarias. A través de la Fundación DinoSol, apoyan el desarrollo social de Canarias y prestan siempre una especial atención a las personas que forman parte del Grupo DinoSol.